Filmsøk – Q&A

Alle de regionale filmsentrene og fondene bruker Filmsøk som søknadsportal. De fleste synes systemet er enkelt etter å ha brukt det litt, men det er allikevel noen spørsmål som ofte går igjen. Her har vi samlet svar på det søkere oftest lurer på.

Hvordan fungerer Filmsøk?

Gjennom Filmsøk kan du opprette og sende søknader til alle de regionale filmsentrene og fondene i Norge. Fordelen med Filmsøk er at etter at du har lagret et prosjekt kan du sende flere søknader ut i fra prosjeket du har lagret.

Filmsøk virker på en litt annen måte enn et tradisjonelt søknadsskjema. Prosjektområdet med de ulike fanene fungerer som et dynamisk arbeidsbord for prosjektet hvor du kan legge inn info og oppdatere denne etterhvert som prosjektet utvikler seg fristilt fra selve søknaden. Bare du og de du har gitt tilgang til prosjektet kan se og jobbe med informasjonen prosjektfanene. Endringer du gjør i prosjektfanene (slette/endre/legge til) påvirker ikke søknader du allerede har sendt. Når du oppretter og sender inn en konkret søknad lagres en låst kopi av den informasjonen som ligger i prosjektfanene på søknadstidspunktet. Denne kopien sendes til respektive filmsenter/filmfond. Kopien som sendes filmsenteret kan sammenlignes med en låst pdf av prosjektområdet. Den opprinnelige søknaden din er derfor alltid låst og påvirkes ikke av endringer du senere gjør i prosjektfanene.

Om du har opprettet et prosjekt for å sende søknad til Filminvest, trenger du ikke opprette prosjektet på nytt for å sende en søknad til Mediefondet Zefyr. Ved noen få tastetrykk kan du sende det allerede lagrede prosjektet videre til andre finansiører. Når du er inne i prosjektet, bare velg «Søknader» og «Ny søknad». Det samme gjelder når du skal gå videre fra utvikling til produksjon. Om du allerede har lagret prosjektet ditt i Filmsøk i forbindelse med en utviklingssøknad, trenger du ikke opprette prosjektet helt på nytt for å søke produksjon. Du kan bare gå inn i prosjektet og bytte ut dokumenter som trenger oppdatering i henhold til ny fase, men du trenger ikke registrere et helt nytt prosjekt, legge inn alle navn, laste opp alle CV’er osv. Tanken er at systemet slik skal være arbeidsbesparende for produsent.

Registrerer jeg meg selv som bruker eller produksjonsselskapet mitt?

I Filmsøk må alle opprette en personlig bruker. Når du er innlogget kan du registrere ett eller flere produksjonsselskap tilknyttet profilen din under fanen «Produksjonsselskaper». For å sende søknader om støtte til film- eller spillprosjekter må du ha registrert et produksjonsselskap.

Må andre i mitt firma logge inn som meg for å sende søknader fra produksjonsselskapet jeg har registrert?

Nei. Når du er innlogget på din bruker kan du gi andre tilgang til produksjonsselskapet du har registrert. Du går inn på «Produksjonsselskaper» og velger menneske-ikonet ved det produksjonsselskapet du har registrert og vil gi noen tilgang til. Du legger der til e-postadressen til den du vil gi tilgang. Den personen må da ha opprettet en personlig bruker i Filmsøk med den e-post-adressen. Den du legger til vil da kunne se alle prosjekter og søknader selskapet har registrert, kunne redigere dem og opprette nye prosjekter tilknyttet produksjonsselskapet.

Jeg vil gi en ansatt tilgang til et konkret prosjekt i Filmsøk, men jeg vil ikke gi vedkommende tilgang til alle prosjekter selskapet mitt har registrert. Er det mulig?

Ja. Om du ikke vil legge til vedkommende som administrator for produksjonsselskapet (over), så kan du gi vedkommende tilgang på prosjektnivå. Gå inn på «Prosjekter» og velg menneske-ikonet ved siden av det prosjektet du vil gi noen andre tilgang til. Du legger der til e-postadressen til den du vil gi tilgang. Den personen må da ha opprettet en personlig bruker i Filmsøk med den e-post-adressen. Den du legger til vil da kunne ha full tilgang til å se og redigere det konkrete prosjektet, anmode om rater, sende søknader o.l.

Hvordan sende søknad om støtte til filmprosjekt?

Om du ikke har en brukerkonto, må du først opprette en konto og registrere deg og ditt produksjonsselskap (se over). Skal du søke om finansiering til en film eller et spillprosjekt må du deretter opprette et prosjekt. Fra prosjektet kan du sende søknader, ettersende dokumenter, anmode om rateutbetalinger og så videre. Du vil finne hjelpetekster og forklaringer underveis. På din side vil du alltid ha full oversikt over dine prosjekter, søknader og tidsfrister. Ved opplasting av vedlegg må tekstdokumenter være lagret som PDF-filer og talldokumenter, som for eksempel budsjett og finansieringsplan, må være lagret enten som PDF eller Excel filer (.xls eller .xlsx).

Filmsøk vil nå ha lagret informasjon om både selskapet ditt og prosjektet ditt, så du kan enkelt sende nye søknader til andre sentre basert på samme informasjon.

Ikke alle felter er obligatoriske

Obs! Ikke alle felter i søknadskjemaet er obligatoriske for alle typer søknader. For å sjekke hvilke felter som må fylles ut for din søknad, velger du «Ny Søknad», så fond/senter og deretter type søknad. Klikk så på pilen som peker nedover for å se hvilke enkelfelter som må fylles ut i søknader om utvikling vs. produksjon.

Feltet «Estimert forbruk i kroner for hvert av områdene» under Stab og Områder, er obligatorisk for søknader til Filminvest. Vi vektlegger forbruk i regionen i vår behandling av søknader, og du risikerer avslag om dette står i null.

Går jeg inn på «Prosjekter» eller «Søknader» for å finne søknaden jeg har sendt?

Under «Prosjekter» finner du en liste over alle prosjektene du har lagret. Prosjektområdet med de ulike fanene fungerer som et dynamisk arbeidsbord for prosjektet hvor du kan legge inn info og oppdatere denne etterhvert som prosjektet utvikler seg fristilt fra selve søknaden.

Under «Søknader» finner du en liste over alle innsendte søknader. Lurer du på hva du har skrevet i søknaden til oss, er dette stedet å lete. Siden du kanskje gjør endringer i prosjektet ditt (det dynamiske arbeidsbordet under «Prosjekter») fra hver søknad du sender, kan det være fint å ha et sted å kontrollere hva du faktisk har sendt til ulike finansiører. Det finner du under «Søknader». Der befinner det seg låste PDF’er av alle innsendte søknader og vedlegg, så du kan se helt konkret hva du har sendt til hvert enkelt fond og senter i hver søknad. Klikk på kikkertsymbolet for å åpne søknaden og se innsendt informasjon med vedlegg.

Oppdatere innsendt søknad

Gå inn på «Søknader». Ved siden søknaden din er det et pil-symbol (ettersend informasjon eller anmod om rate). Om du skal sende inn oppdatert informasjon, må du først sørge for å oppdatere de fanene du ønsker, og trykke «lagre endringer» nederst på fanene du oppdaterer. Så velger du «Oppdater innsendt søknad / Anmod om rate» under fanen «Søknader» i prosjektet. Har du sendt flere søknader for prosjektet velger du først hvilken søknad oppdateringen gjelder. Deretter angir du hvilke faner som inneholder ny informasjon og sender disse. Da lages en ny låst kopi av de aktuelle prosjektfanene som ettersendes søknaden. Du trenger ikke sende hele søknaden på nytt, bare de fanene som inneholder ny informasjon.

Hvis du har ettersendt informasjon til en søknad dukker det opp et blått +-tegn ved siden av søknaden i listen over innsendte søknader. I prosjektet ditt under Søknader finner du «Søknader og anmodninger». Når du trykker på +-tegnet ved siden av den innsendte søknaden dukker det opp en liste som viser alle innsendte oppdateringer og anmodninger for denne konkrete søknaden. Her kan du se status for innsendingene og laste ned eventuelle vedlegg som ble sendt i forbindelse med ettersendingen eller anmodningen. Her vil du f.eks. finne igjen den ettersendte kalkylen.

Rateanmodning

Dette fungerer på samme måte med ettersending av informasjon (over). Av tilskuddsbrevet vil det fremgå hva slags dokumentasjon som må leveres ved anmodning av de ulike ratene. Du blir alltid bedt om å sende inn oppdatert budsjett og finansieringsplan samt bekreftelse på fullfinansiering av prosjektet ved anmodning om utbetaling av 1. rate. Det gjelder både de som får støtte til utvikling og produksjon. Det innebærer at hele finansieringsplanen du har lagt til, må være bekreftet før utbetaling. Du må også huske å sette ”Filminvest” som bekreftet, og eventuelle redusere vårt bidrag i finansieringsplanen om du har fått tilsagn om mindre enn du søkte om. Da må du samtidig erstatte den bortfalte finansieringen med annen finansiering i finansieringsplanen slik at den dekker hele budsjettet ditt. Budsjett og finansieringsplan skal alltid være oppdatert før anmodning om rate 1.

Du må altså oppdatere fanene i prosjektet før du anmoder. Husk å trykke «lagre endringer» nederst på hver fane du endrer. Når prosjektet er oppdatert så velger du «Oppdater innsendt søknad / Anmod om rate» under fanen «Søknader» i prosjektet. Så må du velge hvilken søknad anmodningen gjelder hvis det er sendt flere søknader for samme prosjekt. Deretter angir du hvilken/hvilke rater anmodningen gjelder. Hvis prosjektet er oppdatert med ny informasjon (finansieringsplan, fremdriftsplan o.l.) må du hake av hvilken faner du har oppdatert (f.eks. «Finansiering») for å sende disse med anmodningen.

Til slutt kan søker legge inn valgfri tekst i et fritekst-felt og laste opp valgfrie vedlegg (fortrinnsvis vedlegg som ikke har en naturlig plass i prosjektfanene som f.eks. engasjementsbrev fra revisor). I tekst-feltet må du legge til bankkontonummeret raten skal utbetales til.

Å be om utsettelse

Om du ser at du ikke vil klare å ferdigstille prosjektet til fristen angitt i tilskuddsbrevet, kan du søke om utsettelse. Du søker om utsettelse ved å laste opp en ny fremdriftsplan under fanen ”Gjennomføring” og endre datoen for ferdigstilling og evt. premiere. Husk å trykke lagre endringer. Send så inn en oppdatering av søknaden, hvor du har huket av for at du har oppdatert fanen ”Gjennomføring” og hvor du skriver i fritekstfeltet at du søker om utsettelse – med begrunnelse.

Hvordan sende søknad om støtte til spillprosjekt?

Skal du søke om støtte eller investering til en spillprosjekt må du søke igjennom Filmsøk. Ikke alle felter i søknadskjemaet er obligatoriske for alle typer søknader. For å sjekke hvilke felter som må fylles ut for din søknad, velger du «Ny Søknad», så fond/senter og deretter type søknad. Klikk så på pilen som peker nedover for å se hvilke enkeltfelter som må fylles ut i søknader om utvikling. Mange kan oppleve at søknadsskjemaet er innrettet mot filmprodusenter, men det er de samme dokumentene som kreves for søknader om spillutvikling også.

Det er under fanen ”Stab og områder” at skjemaet er mest filmrettet da det blant annet krever at du fyller inn ”manusforfatter” og ”regissør”. Her kan du imidlertid bruke det lille krysset til å huke av for ”Ikke relevant” og du kan heller velge ”Legg til nøkkelfunksjon”, hvor du selv kan angi funksjoner: ”Kreativ leder” etc. Under overskriften ”Hvor skal prosjektet gjennomføres” kan du også velge ”Ikke relevant” der hvor feltet ikke passer med et spillprosjekt, for eksempel ”innspilling” eller ”historien i prosjektet er tilknyttet område” (selv om dette siste kan være relevant i noen tilfeller). Når det gjelder hvor utviklingsarbeid, etterarbeid, lanseringsarbeid foregår, så er dette relevant informasjon for oss. Om det er ditt eget selskap som gjør alt selv, så velger du bare ditt eget fylke. Estimert forbruk skal også fylles ut. Om hele budsjettet forbrukes i audiovisuell sektor (for eksempel i eget selskap) i ditt eget fylke, så bare fyller du inn hele budsjettsummen der.

Det er viktig å merke seg at når det gjelder dokumenter knyttet til finansiering, så vil vi gjerne ha oversikt over hele prosjektet i alle dets faser. Det vil si at finansieringsplanen skal inneholde finansieringen av alle faser opp til nå, altså søkt og bekreftet finansiering for innværende fase og for eventuelle tilbakelagte faser. Du kan gjerne skrive ”fase 1” og ”fase 2” knyttet til finansiørene i prosjektet i finansieringsplanen om du synes det er mest ryddig. Når du oppgir summen for utviklingsbudsjett/totalbudsjett, må du oppgi for hele utviklingen, også tilbakelagte faser. Når du skal laste opp budsjettet derimot, kan du laste opp budsjettet kun for den aktuelle fasen du søker støtte til om du ikke har alle fasene dine samlet i ett budsjettdokument. Det er imidlertid da viktig at du legger ved budsjett/regnskap for tilbakelagte faser også (f.eks. i fanen for ”produksjonsbudsjett”) slik at vi kan se helheten i prosjektet. Pass også på å vær tydelig på hvilken fase som er tilbakelagt og hvor man kan finne regnskapet/budsjettet for tilbakelagt fase. Dette kan du skrive om i produsentnotatet. Vi vil gjerne også at du sender inn en likviditetsplan og en inntektsprognose. Dette står ikke som et krav til utviklingssøknader i Filmsøk, så om du ikke får det med i søknaden, så bare etterlyser vi dokumentene.

Hvordan kan jeg anmode om utbetaling av internasjonaliseringsstipend?

Regnskap med tilhørende bilag lastes opp i Filmsøk, sammen med en kort rapport om utbyttet av reisen. Støtten utbetales etterskuddsvis.

Jeg får ikke sendt inn søknaden, får kun beskjed om å lese informasjon på nettsidene deres?

Du må krysse av for at du har lest informasjon om tilskuddsordningen på våre hjemmesider for å få lov til å sende inn en søknad, uavhengig av hvilken type søknad du ønsker å sende inn.

Kan jeg endre på en søknad etter at jeg har sendt den inn?

Du kan ikke endre på søknaden før vi har gått igjennom den og satt saken til “under behandling” i vårt system. Så fort vi har gjort det, kan du oppdatere en søknad med ny informasjon og ettersende dette. Se over ”Oppdatere innsendt søknad» over.

Må jeg legge ved markedsstrategi?

Ja, det er obligatorisk å ha tenkt gjennom hvordan filmen skal nå sitt publikum selv om man f.eks. kun søker om utviklingstilskudd. Hvor omfattende du velger å gjøre dette er opp til deg. Du kan legge ved et dokument eller du kan skrive rett inn i tekstfeltet.

Må jeg legge ved inntektsprognose?

Ja, ved en produksjonssøknad er det obligatorisk, men forventer du få eller ingen inntekter, kan det kan gjøres forholdsvis enkelt ved å legge tekst rett inn i tekstfeltet.

Jeg får ikke mulighet til å trykke ”Ikke relevant” på feltet ”Samprodusent” under fanen ”Stab og gjennomføring”. Hva er feil?

Problemet ligger i registreringen av prosjektet. Om du er eneste produsent på et prosjekt, må du svare «Ja» på spørsmålet: ”Er selskapet hovedprodusent?” som dukker opp i selve registreringen av et nytt prosjekt. Om du verken huker av for ja eller nei, vil Filmsøk senere i søknaden kreve at du oppgir samprodusent. Svarer du nei, vil Filmsøk kreve at du oppgir samprodusent. Svarer du ”ja” på at selskapet er hovedprodusent, vil du få muligheten til å trykke ”ikke relevant” på feltet som angir samprodusent. Det er imidlertid ikke mulig å endre den opprinnelige registreringen av prosjektet.